30 Ene 10 Ventajas de la Digitalización Documental, Oficina sin Papel.

Quién no se ha preguntado alguna vez, ¿para qué quiero yo la digitalización documental? ¡pero si lo tengo todo en papel, a mano por si lo necesito! ¿Digitalizar yo, todas las facturas de la empresa? ¿Y cómo hago eso? ¡Yo no voy a perder el tiempo…!

Pero los problemas surgen cuando tenemos que buscar un documento concreto en un momento determinado, bien por que aparece el mejor amigo de las empresas “el señor Hacienda”,  o cuando llegan requerimientos, o cuando necesitamos documentación para una negociación, o cuando hay que resolver dudas de clientes, reclamaciones… o cuando tu jefe te pide que busques  aquél documento de hace un año que tenía un logotipo (el cuál describe como él se acuerda en ese momento) con un importe x, y que fue emitido por “tal” entidad. ¡Vete tú a saber dónde está ese documento y dónde lo puedes buscar!

¿Irreal? Lo cierto es que en la vida diaria de la oficina nunca tenemos tiempo que perder y por lo tanto ponernos a realizar labores de digitalización de documentación, que consideramos tediosas o que no creemos que son importantes, nos parece una pérdida de tiempo.

Las situaciones arriba descritas suceden más a menudo de lo que creemos. Es entonces cuando juras y perjuras que no volverás a acumular papel, que desde hoy  la digitalización documental será tu objetivo. Pero tras volver a la rutina, te vuelves a imbuir en el trabajo y sigues con las costumbres de siempre.

Lo cierto es que en pleno siglo XXI ya no valen las escusas, vivimos el momento del digital workplace, en donde el archivador a muerto… “larga vida al archivador”, la era del Papel 0 está llegando.

Llevar a cabo iniciativas de transformación digital y tomar decisiones de inversión orientadas a adaptar la empresa a un entorno “digital workplace” requiere un esfuerzo. Pero es este esfuerzo el que marca la diferencia y genera ventajas competitivas para las empresas.

Uno de los factores más importantes para que se produzca la transformación es contar con un socio tecnológico que nos acompañe en todo el proceso, que conozca nuestro día a día de trabajo, que nos cuide, nos enseñe y nos de seguridad.

Y por supuesto contar con una buena gestión documental, que nos permita pasar a formato electrónico toda nuestra documentación, que podamos clasificarla en un AZ electrónico, que nos permita flujos de trabajo, que podamos digitalizar de manera certificada y destruir con solvencia, para lo cual contar con software legales y homologados por Hacienda es de vital importancia. Una de las que más nos gustan es el DF- server que cumple con todos los requisitos planteados.

Ventajas de la digitalización documental.

• El ahorro de costes para una empresa a la hora de llevar a cabo una inversión de este tipo, puede economizar un 20% de los costes de su oficina.
• Ganas espacio. Liberar espacio es uno de los problemas a los que se enfrentan a diario las oficinas, en donde hay tantos papeles almacenados que algunas veces es una odisea guardarlos todos en la misma ubicación, dándose incluso situaciones de alquileres de nuevos espacios para almacenar papel.
• Al eliminar la manipulación de documentos permite una búsqueda fácil.
• Da una respuesta inmediata en tiempo real a requerimientos en las negociaciones, dudas, dificultades, reclamaciones…
• Es un medio ecológico, se contribuye con el medio ambiente.
• Se rentabiliza la mano de obra haciendo que los trabajadores se centren en tareas más productivas que archivar, localizar y grapar.
• Controlas el acceso a la información y a la vez se permite el acceso a esa misma información desde cualquier dispositivo ya sea una Tablet, un teléfono, un portátil…
• Proteges la documentación de miradas indiscretas, así como de pérdidas o deterioros de la misma.

Con independencia de si no has dado el paso todavía hacia la digitalización documental, si estás en el proceso ahora, o si desististe por completo, nos gustaría conocer vuestras opiniones e historias. Por el contrario, si tienes alguna duda estaremos encantados de aconsejaros.

Esperamos que estas 10 ventajas te hayan sido de utilidad. Si tienes alguna duda o consulta, te la resolveremos encantados.