27 May Cómo escanear y editar Word, Excel y PowerPoint con OCR.

¿Se puede escanear a formato Microsoft Word, Excel y en Powerpoint con una multifunción?

Las nuevas multifunciones Sharp pueden escanear directamente a diversos formatos. El sistema OCR permite esta posibilidad. Lo más útil es la posibilidad de escanear documentos y abrirlos con Microsoft Word, Excel, PowerPoint y posteriormente editarlo.

¿Qué es OCR?

El reconocimiento óptico de caracteres (del inglés Optical Character Recognition), es un proceso dirigido a la digitalización de textos, los cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en forma de datos. Es decir, el software examina píxel a píxel para hacerlos coincidir con los alfabetos y fuentes disponibles en él. De esta forma pasamos del formato físico del documento a una imagen escaneada que al ser procesada por el OCR, pasará a ser un documento buscable o editable, por lo que podremos interactuar con éste mediante un programa lector de PDF, edición de texto, hojas de cálculo o similar (Word, Excel, PDF, etc).

¿Para qué sirve en la digitalización de documentos?

La digitalización es presente y futuro en el día a día de las empresas y como todos sabemos es esencial.  Muchas empresas trabajan con el formato físico y esto dificulta la búsqueda y manipulación en la documentación. Da igual el área de trabajo de la organización, ya que toda empresa requiere de digitalizar sus albaranes, facturas, expedientes…  El OCR nos permitirá digitalizar esta documentación para facilitarnos el trabajo con ella (búsqueda, edición…), en caso de editar ese trabajo. Cuando dispongamos de la versión final, podremos imprimirla si la necesitamos en formato físico o tenerla en formato digital para almacenarla en nuestro sistema de archivos o enviarla vía email.

¿Qué beneficios aporta OCR a nuestra empresa?

• Mayor productividad. Rapidez, eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de expedientes, documentos o archivos.
• Ahorro de costes. Se reduce la cantidad de papel y tinta utilizadas para imprimir documentos en la empresa.
• Cumplimiento de la normativa vigente. Garantiza el cumplimiento de lo establecido en el actual Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Mejora de los procesos. La automatización hace posible el control de todos los documentos que se van generando durante los diferentes procesos.
• Retorno de la inversión. Gracias a la reducción de los costes y el aumento de la calidad.
• Preservar los documentos electrónicos. Tu información estará siempre disponible, alargando su ciclo de vida.

Integración de OCR en nuestras Multifuncionales SHARP

 Planteemos el siguiente problema: Tenemos un documento impreso y necesitamos editarlo, pero no lo tenemos digitalmente en nuestro ordenador.

Que opciones podemos tener:

A) Reescribir el documento con los cambios que se necesita.

B) Localizar el archivo si lo tenemos digitalmente, aunque no recordemos la ubicación (con la pérdida de tiempo que esto produce).

C) Vamos a nuestra multifuncional, escaneamos nuestro documento directamente con OCR a formato PDF, Word, Power Point o Excel.

Lo ideal sería elegir la opción C.

Pero desafortunadamente no todas las Multifuncionales tienen esta capacidad integrada. Es decir, es importante tener en cuenta esta característica a la hora de elegir nuestra MFP. Muchas de nuestras MFP de SHARP tienen la tecnología OCR, que nos permite escanear y convertir documentos en formatos populares como los mencionados anteriormente. Esta es una clara ventaja con respecto a otros fabricantes.

Con las MFP de SHARP el flujo de documentos será más sencillo, el equipo que conforma su empresa podrá trabajar de forma más eficiente y hacer más en menos tiempo.

Otras soluciones de escaneo OCR con SHARP

 El fabricante SHARP nos ofrece diferentes soluciones para escanear documentos y usar en ellos la tecnología OCR. El ya mencionado escaneo de forma directa desde la multifuncional, aplicando el OCR nativo en la máquina y el uso de Sharpdesk Desktop.

Sharpdesk Desktop (versión de escritorio en ordenadores) es una aplicación de administración de documentos personales fácil de usar que permite a los usuarios navegar, editar, buscar, componer, procesar y reenviar documentos digitales escaneados y nativos en el propio ordenador.

Características:

• Creación y distribución de documentos a través de un intuitivo explorador.
• Búsqueda rápida de documentos con miniaturas de los mismos.
• Sharpdesk Composer, para combinar diferentes tipos de archivos (imágenes, PDF, Word, etc) en un solo documento.

Función “Convertir por OCR” que nos proporciona la capacidad de convertir PDF o archivos de imagen en PDF buscables y varios formatos de Microsoft Office para editar el contenido de ambos tipos de archivo.

 Autor del artículo Alfonso C., Técnico Software IPS .

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