Digitalización de Documentos, Software de Gestión Documental. Caso de Éxito de IPS Technology

Caso de Éxito Químicas Cuadrado, Gestión Documental Inteligente.

Desde hace más de 35 años Industrias Químicas Cuadrado se dedica a la fabricación, distribución y envasado de productos químicos líquidos como alcoholes, aguarrás, acetonas, desatascadores, sosa… destinados tanto al uso industrial, profesional como para el hogar. Y desde hace tiempo adoptaron una gestión documental intelegente para prescindir del papel.

Con una distribución a toda España, son una empresa en la que a nivel oficina mueven mucha documentación. Lo que les llevó a plantearse cómo poder agilizar sus procesos, tener todo la documentación clasificada y de fácil accesibilidad.

Por lo que hace 10 años empezaron de manera manual escaneando la información básica como los análisis de proveedores, posteriormente ampliaron a las fichas de seguridad. Hasta que la necesidad de tenerlo todo digitalizado y trabajar sobre la pantalla les llevó a contar con una gestión documental inteligente, como fue el caso de DF Server.

Os dejamos una entrevista de un caso de éxito real en la industria química. En donde aplicando softwares de digitalización se ha reducido el papel en su administración.

 

 

Dieron el salto a la digitalización de todos los documentos como albaranes de proveedores, documentación de clientes. En este proceso apostaron por un partner tecnológico como es IPS Technology, ya que como indica su gerente Luis M. Álvarez “es su saber hacer y su adaptación lo que nos llevó a contar con ellos. Por lo que el proceso de digitalización no nos supuso ningún cambio dramático. Siempre nos hemos sentido apoyados por IPS”.

Lo que más valoran de IPS es el trato personal y la parte técnica su saber hacer.

Este apoyo se ha sentido sobre todo en dos niveles, uno técnico en la adaptabilidad y ayuda a la hora de diseñar el archivo documental, o que copias de seguridad hacer y cuándo. Y otro a la hora de la formación.

Al programa de gestión documental Df Server le sacan un total rendimiento y conjuntamente con su programa de gestión propio, son los dos programas que más utilizan. Ya que les agiliza su día a día.

Dentro del su apuesta por la digitalización, la implantación del  Workflow para reducir los tiempos, organizar y acelerar las tareas administrativas, supuso un control y una mayor agilidad en procesos de renombrar albaranes y pedidos,  asignar el pedido con el albarán tanto para clientes como proveedores, y enlazar el albarán del proveedor con los análisis y con su factura.

Hoy en día un flujo de trabajo, albarán, pedido, factura lo puedes tener en tu gestión y luego a parte enlazado con los documentos originales del cliente o  con las facturas emitidas.

 

Digitalización de Documentos, Software de Gestión Documental. Caso de Éxito de IPS Technology

Luis M. Álvarez nos comenta que sin lugar a dudas recomendaría la digitalización de documentos. Es cierto que para muchas empresas llevar a cabo la digitalización es un cambio de paradigma, hay que olvidarse de los archivadores AZ y de que a final de año hay que quitar los mismos. Sigue habiendo mucha necesidad de papel porque la administración lo pide, pero para el día a día de una empresa, es mucho más fácil trabajar con todo digitalizado sobre una pantalla de ordenador en la que no tengas que perder tiempo levantándote de la mesa y  buscando la documentación que necesitas.

La industria química es un sector relevante y presente en nuestra día a día ya sea por los productos de limpieza, de pintura… Y en el caso de  Industrias Químicas Cuadrado destaca claramente su apuesta por la transformación digital. Con la adopción de una cultura de innovación abierta y la aceptación del cambio, es un claro ejemplo de una empresa líder.

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