10 May Los Beneficios de la Digitalización en las Pymes

¿Por qué es importante la digitalización? Desde las grandes empresas hasta los pequeños y medianos negocios tienen como parte de sus tareas rutinarias recibir, almacenar y recuperar una gran cantidad de documentos. Y pocos conocen los beneficios de la digitalización.

¿Qué desventajas y efectos tiene no digitalizar? Uno de los efectos principales en las empresas que existen durante años son el gran número de papeles que se acaban acumulando con el tiempo.

Un archivador o dos no traerán problemas a corto plazo, pero décadas guardando documentos en formato físico puede hacer de la gestión documental una verdadera pesadilla.

Buscar ese papel perdido que tanto necesitas entre un mar de páginas sin fin, se puede convertir en una pérdida de recursos y tiempo descomunal.

¿Qué herramientas para la digitalización de los negocios hay? Afortunadamente, la solución a este problema tan común ya está entre nosotros.

La digitalización documental es una solución moderna que puede ser muy ventajosa para todo tipo de empresas.

Se trata de la transformación de los archivos analógicos en información digital a través de nuevas tecnologías de identificación y escaneo e indexación de documentos.

Esta forma de almacenamiento digital permite organizar, almacenar y recuperar todo tipo de archivos con un sistema de gestión centralizado y fácil de usar.

¿Conoces todas las ventajas de esta nueva tecnología?

Digitalización Ventajas:

Mejora la eficiencia:

Estos programas están diseñados para agilizar los procesos de búsqueda y procesado de información.

Con ellos, no es necesario tener localizados todos los archivos, sino que con conocer las principales características del documento o a través de índices personalizables, podemos encontrarlo en cuestión de segundos.

Esto aumenta la eficacia tanto en los procesos empresariales como en la gestión de la información, reduciendo los tiempos muertos, poniendo los datos al alcance de todo el equipo y aumentando la productividad de la plantilla.

Reduce costes:

Los softwares de gestión documental y digitalización permiten eliminar el espacio físico dedicado a almacenar datos y reducen el tiempo de búsqueda y procesado de información.

Esto abre las puertas a nuevas oportunidades dentro de la empresa, desde reaprovechar nuevos espacios en aumentar la capacidad productiva y el volumen de negocio, mejorar la eficiencia de la plantilla actual y futura o reducir los costes fijos relacionados a un inmueble únicamente destinado a guardar archivadores, como el alquiler, luz, mantenimiento, etc.

¿Sabes cuánto tiempo perdemos buscando documentación? ¿y cuánto tiempo ahorraríamos con un gestor documental? Ahorra tiempo, te lo explicamos aquí.

Facilita el acceso remoto y el teletrabajo:

Si algo quedó claro en 2020 es que es importante tener sistemas de trabajo pensados en torno a la movilidad y al trabajo remoto.

Un gran inconveniente de la documentación en papel es que, en el caso de no estar en la oficina, tenemos que planificar con antelación qué información necesitaremos para hacer nuestro trabajo los días siguientes o bien depender de compañeros de trabajo para que nos faciliten copias de los archivos.

Un repositorio digital y general permite que los empleados puedan acceder a la información necesaria para hacer su trabajo estén donde estén. Esto aumenta la flexibilidad y movilidad laboral, además de prevenir la extracción de información fuera de la empresa.

Aumentan la seguridad:

Gran parte de los papeles que guardan las empresas pueden contener datos sensibles e información confidencial (nombre de clientes, cuentas de banco, direcciones…) que son de gran valor para la compañía y la pérdida, filtración o mal uso pueden traer grandes problemas al negocio.

No es de extrañar, entonces, que la digitalización venga acompañada generalmente de medios para proteger los canales de guardado, lectura y descarga de archivos para garantizar la integridad y seguridad documental.

Crea procesos sostenibles y libres de papel:

El medio digital ayuda a reducir considerablemente el uso del papel en el negocio. Esto no solo significa una mejora en la gestión del espacio físico, sino que puede tener un impacto positivo en el medio ambiente.

Por qué implantar un software de digitalización.

Los softwares de digitalización son una herramienta esencial para las empresas que buscan mejorar su eficiencia y productividad. Presentan verdaderos beneficios de digitalización para las organizaciones.

Al automatizar tareas manuales y reducir errores, estos programas permiten a las empresas mejorar la precisión de los datos y aumentar la rapidez de los procesos.

Además, los softwares de digitalización ayudan a las empresas a digitalizar y almacenar de forma segura documentos importantes, facilitando su acceso y gestión en tiempo real.

Por último, estos programas pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y normas de seguridad y protección de datos.

Si quieres mejorar la eficiencia de tu empresa y mantener la seguridad de tus datos, no dudes en implementar un software de digitalización.

¡Empieza a aprovechar sus beneficios de digitalización ahora mismo!

Aprovéchate del kit Digital y de los beneficios de la digitalización.

Las soluciones digitales que proporciona el Kit Digital están orientadas a facilitar y o acelerar la digitalización de las PYMES, concretamente pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo, promoviendo la adaptación de un conjunto de categorías de soluciones básicas de digitalización. Lo permite a las empresa llevar a cabo su transformación digital.

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 Autor del artículo António L. Técnico Software .

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