09 Abr Software Gestión Documental ¿Qué es?

Un software de gestión documental hace que gestionemos los documentos de una manera eficiente y eficaz desde un repositorio central. De tal manera que el sgd nos permite acceder a toda nuestra documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La cantidad de documentación en papel que recibimos y que generamos de manera diaria en forma de facturas, albaranes, pedidos, correos electrónicos, contratos… origina tal cantidad de información, que necesita ser ordenada, administrada y manejada de una manera correcta para un uso eficiente.

La información podría estar en formatos distintos, o ser almacenada en departamentos tan diferentes como administración, almacén, zona comercial, etc. Lo que implicaría que no solo físicamente, sino digitalmente, se encontrasen en distintos lugares o capetas diversas.

Cómo un sistema de gestión documental consigue una óptima gestión de archivos. Te  mostramos en el siguiente video la gestión documental inteligente DF SERVER.

Qué programa de gestión documental hay que aplicar en una empresa.

La gestión documental para empresas ha de garantizar y conceder la mayor seguridad y trazabilidad de la información.  Que permita interactuar con aplicativos de terceros, es decir, que se integre con otros programas que sean de uso cotidiano en la organización. Que nos ahorre tiempo, espacio y dinero. Y por supuesto que esté homologado por la Agencia Tributaria. En definitiva, que sea un gestor documental open source -openkm-.

Os dejamos un caso de éxito, de cómo se a aplicado un sistema de gestión documental en una empresa real.

Cómo funciona y para que sirve implementar la gestión de documentos.

Llevar a cabo la digitalización de documentos en una empresa, nos evitará las montañas de papel físico, la pérdida de documentación y las plagas – por llamarlo de alguna manera- de los archivadores AZ. Lo que al escanear textos nos permitirá:

Clasificar los diferentes perfiles documentales.

Es decir, archivar documentos en base al contenido –OCR– que se puede extraer de ellos. Podremos organizar los documentos por los parámetros que queramos. Bien clasificándolo por facturas, por nombre de clientes, por número de contratos, por fechas…

Gestión de flujos de trabajo. ¿ Qué es el Workflow ?

Nos concede la oportunidad de controlar procesos variados en diferentes departamentos, RRHH, administración, calidad, etc. Se pueden establecer varios interventores, aplicar tareas como el sellado, la indexación, aprobación, revisión de notas… Además de añadir condiciones antes de su archivado definitivo.

Búsqueda dentro del documento.

¿Y si pudieses buscar por cualquier dato dentro de un documento? Con la cantidad de información que recibimos es imposible acordarse de todos los datos. Por eso, un gestor documental nos ha de dar la posibilidad de buscar por cualquier parámetro, ya sea un importe, un nombre, una fecha, un cif… e incluso por un adjunto de un correo electrónico.

La búsqueda de documentos dentro de los archivadores AZ puede suponer una pérdida de tiempo. Éste es un activo valioso dentro de la organización. Y si podemos reducirlo en pro de otras tareas más importantes, será un gran avance en nuestra productividad. Una tarea de búsqueda en papel físico nos puede llevar horas, con un software de gestión documental el tiempo se reduce a segundos.

Acceso Web.

La movilidad no es un límite a la hora de gestionar la información. Podremos acceder a nuestro repertorio documental para consultas desde fuera de nuestras instalaciones. Lo que nos permite gran libertad y conectividad con nuestro trabajo. Así accediendo con nuestras credenciales como usuarios web, podremos subir, descargar documentos, hacer búsquedas o aprobar flujos de trabajo.

DF SERVER, una herramienta de software gestión documental para tu empresa, y con 10 ventajas en la digitalización.

Las empresas están pasando por un proceso de renovación continua. Se van adaptando a los cambios que exige el cliente y en muchos casos la burocracia. Contar con herramientas profesionales que nos den soluciones a la gestión del papel y nos permitan ir agilizando tiempos, costes y procesos supone un incremento en la productividad de las mismas.

En IPS Technology llevamos la Transformación Digital a tu Empresa.